Solution de prise de rendez-vous en ligne, comment choisir ?

Pour choisir une solution de prise de rendez-vous en ligne, l’offre est tellement large qu’il est difficile pour un professionnel libéral de savoir qu’elle est celle qui répondra exactement à ses besoins. Doctolib est-elle la plateforme la plus performante ?
Les plateformes de rendez-vous sur internet sont désormais si nombreuses qu’il devient ardu de s’y retrouver. Par ailleurs, d’autres outils de gestion des rendez-vous existent et il est important de se poser pour définir quels sont les avantages et les inconvénients d’un agenda en ligne.

Cet article propose vous aide à choisir la meilleure solution de rendez-vous en ligne pour votre activité.

Pourquoi proposer des rendez-vous en ligne ?

En 2016, déjà 26% des patients indiquaient avoir déjà pris rendez-vous en ligne. La progression de cette pratique est exponentielle et actuellement on estime à plus 1,5 milliards de rendez-vous médicaux pris sur internet en 2017.

Ce nouvel usage touche toutes les professions travaillant sur rendez-vous ou réservations. Le consommateur actuel, smartphone à la main, veut pouvoir à tout moment organiser son temps, 24h sur 24, soir et week-end compris. Certains secrétariats médicaux l’ont compris et proposent leurs prestations hors heures de bureau mais cela reste encore rare.

C’est donc une lame de fond à laquelle les praticiens libéraux sont confrontés avec une attente forte des patients/ clients. On le voit avec le nombre de rendez-vous pris dès la mise en place de la prise de rendez-vous sur internet.

Quelles sont les fonctionnalités proposées ?

Toutes les sociétés proposent à minima :

  • un agenda
  • une page pour les plateformes, un site pour les autres
  • les mails de confirmation

En complément gratuit ou payant selon les prestataires :

  • les mails de rappel
  • des sms de rappel (payants)
  • la synchronisation avec un logiciel métier ou l’agenda d’un secrétariat téléphonique
  • La prise en charge de l’hébergement et de la maintenance du site

Les autres fonctionnalités sont généralement soit inutiles soit permettent au prestataires de « tenir » le praticien.

Qui propose des solutions de rendez-vous en ligne ?

En France, il y a deux grandes familles d’acteurs qui proposent des rendez-vous en ligne pour les professionnels :

  • Les plateformes de rendez-vous souvent spécialisées dans un domaine (Santé, Coiffure, Bien-être…)
  • Les créateurs de sites web qui proposent un site internet avec un système de rendez-vous intégré

Les plateformes de gestion de rendez-vous

Elles sont aujourd’hui très nombreuses. Rien que dans le médical, on en dénombre plusieurs dizaines. Doctolib qui vient de racheter MonDocteur, rendez-vous médicaux, AlloDocteur, DocAvenue, docteur-rendez-vous.fr, PrendreUnRendezvous.fr, prendre-mon-rdv.com, docrendezvous.fr, Keldoc, ClicRdv, etc…

Il y en a tellement que l’URPS d’Ile De France a ressenti le besoin de rédiger en février 2018 une Charte de Confiance pour les plateformes de prise de rendez-vous en ligne. 15 plateformes l’ont signé à son lancement.

Si vous choisissez une plateforme, sachez qu’elles fonctionnent comme un annuaire. Il vaut donc mieux que cet annuaire soit visible par le plus grand nombre. Et les choses changent vite sur Internet !  il y a 3 ans, au début des prises de rendez-vous en ligne, l’acteur majeur était ClickRdv , la plateforme des pages jaunes. Aujourd’hui même les pages jaunes ont quasiment disparu de l’univers des internautes. Google l’a remplacé.

L’avantage de la plateforme en ligne réside dans le fait d’être au milieu de confrères et de pouvoir profiter de leur manque de rendez-vous disponibles pour acquérir de la clientèle complémentaire. Cette solution peut également plaire à des professionnels ne souhaitant pas avoir leur propre site internet

Le cas particulier de Doctolib

Doctolib est la plateforme qui a la plus grosse part de marché en France, 2/3 des rendez-vous en ligne sont prises sur sa plateforme. Elle est devenue un gigantesque supermarché de la santé où l’on va chercher un praticien non plus pour sa proximité mais pour sa capacité à offrir de la disponibilité rapidement. Dans un contexte où les délais de prise de rendez-vous sont longs, on peut s’en réjouir mais certains praticiens regrettent la génération d’une relation de consommation du service de santé.

Doctolib a récemment racheté MonDocteur au groupe Lagardère et vient de se faire racheter par Doctissimo.  Cette situation dominante est à prendre en compte dans votre choix car une fois que vous avez choisi votre plateforme, il vous sera très difficile d’en partir. Surtout chez Doctolib ou ses semblables qui vous imposent d’utiliser leur agenda / fichier patients. Votre organisation sera alors organisée autour de leur outil et changer par la suite vous demandera un effort important.

Laurent Alexandre, fondateur de Doctissimo affiche clairement ses ambitions de révolutionner la consultation médicale en rachetant Doctolib: “Doctissimo est aujourd’hui largement reconnu comme leader français de l’auto-diagnostic en ligne. Le rachat de Doctolib va permettre aux patients de diagnostiquer eux-même leur maladie en ligne et de prendre rendez-vous avec le bon professionnel de santé dans la foulée”.

La consultation en ligne

Doctolib comme d’autres plateformes comme mesdocteurs.fr, docavenue.com proposent dès à présent avec un abonnement complémentaire aux médecins de faire des consultations à distance. Même si la règlementation limite théoriquement ces téléconsultations aux patients ayant déja vu le praticien, certaines exceptions comme celle où le médecin« n’est pas disponible dans le délai compatible avec leur état de santé » ou encore pour les patients n’ayant pas déclaré de médecin référent. Les plateformes sont très intéressées par ces exceptions et proposent pour certaines dès à présent des téléconsultations ouvertes à tous.

Pensez-y quand vous vous inscrivez sur une plateforme qui pourrait donc détourner une partie de votre patientèle ainsi.

Les sites internet avec rendez-vous en ligne

Cette autre solution s’appuie sur un site internet qui va être personnalisé (plus ou moins selon les prestataires) et qui va intégrer des rendez-vous en ligne.

Les avantages d’avoir un site internet avec vos rendez-vous en ligne sont :

  • L’indépendance : vos données, celles de vos patients sont vous appartiennent et n’appartiennent pas à un tiers (plateforme)
  • Le référencement : A la différence d’une présence dans un annuaire/plateforme , votre site sera directement référencé dans Google (98% des recherches en France) autour de votre nom et de votre activité. Les plateformes se servent de leurs clients pour optimiser leur propre référencement et non celui du professionnel. C’est d’ailleurs pour cela qu’ils intègrent dans leurs annuaires des professionnels non clients !
  • La souplesse : vous pouvez ne pas obliger à créer un compte pour prendre rendez-vous
  • La personnalisation : vous êtes co-créateur de votre site. Avec une société comme lib-rdv vous allez créer un site qui vous ressemble et présente vos spécificités.
  • La différence : Un site internet peut valoriser toute activité, rendez-vous médicaux mais également réservation de cours individuel ou collectif.
  • L’évolutivité : vous n’êtes pas une simple page d’un annuaire, vous pouvez à tout moment faire évoluer votre site, vos photos, ajouter des vidéos , des actualités.
  • Le coût : cette solution est souvent moins chère à moyen terme.
  • La proximité : A la différence d’un service client par internet ou impersonnel offert par des plateformes, un prestataire indépendant sera toujours plus proche et plus réactif pour répondre à vos demandes.

Gestion des rendez-vous en ligne : Combien ça coûte ?

Les formules de prix sont essentiellement basées sur des abonnements mensuels

  • Le plus cher : Doctolib 110€ HT /mois par agenda ou 139€ /mois en cas de synchronisation avec un logiciel métier + 79€/mois si téléconsultation
  • Le prix moyen : 49 € / mois /agenda
  • Le prix de l’abonnement lib-rdv : 36€ TTC/mois (hors création du site) . Voir nos tarifs

Cette question du coût des rendez-vous en ligne pour le praticien est importante au moment de faire votre choix.  Les prix peuvent aller du simple au double voire au triple entre les solutions. Normalement, toute société sérieuse et professionnelle affiche ses tarifs clairement sur son site . Si elle ne le fait pas, méfiez-vous.

Solution gratuite ? Méfiez-vous !

Des solutions gratuites peuvent vous être proposées mais soyez très vigilant. Une société est comme vous, elle ne peut pas vivre sans facturer ses services et sur Internet un adage dis que  » Si c’est gratuit, c’est que c’est vous le produit !  » .  Vous ne pourrez attendre aucun service de ces sociétés et comme sur Internet, les évolutions vont très vite, soit votre solution sera rapidement obsolète, soit vous devrez payer (cher) pour vous mettre à niveau.  Ces sociétés peuvent également vous offrir ce service en vous faisant payer très cher un autre service (coût caché) ou encore garder la main sur votre site internet ou plus généralement sur votre visibilité sur Internet et le jour ou vous voulez partir, vous ne le pouvez pas sans débourser quelques centaines d’euros.

 

Système de prise de rendez-vous en ligne , ça se prépare en se posant les bonnes questions

En conclusion, pour bien commencer votre réflexion d’offre de rendez-vous sur internet, posez vous quelques questions :

  • Pour quels services, voulez-vous proposer des rendez-vous en ligne ?
  • Est-ce que votre activité est standard et peut être catégorisée dans un annuaire ?
  • Recherchez vous des nouveaux clients /patients ?
  • Souhaitez-vous au contraire organiser votre activité autour de votre clientèle existante ?
  • Voulez-vous que vos clients/patients puissent prendre rendez-vous simplement sans les obliger à créer un compte avec mot de passe ?
  • Quelle est votre organisation actuelle et comment souhaitez vous optimiser votre organisation ?
  • Souhaitez vous personnaliser votre présentation et présenter vos spécificités ?
  • Voulez vous participer au projet de création de votre site sur internet ?
  • Voulez-vous rester indépendant ?
  • Voulez-vous être libre de changer de prestataire sans impact négatif sur votre référencement ?
  • Est-ce que pouvoir accéder à un contact personnalisé à votre prestataire est important ?
  • Quel budget êtes-vous prêt à investir pour proposer des rendez-vous en ligne à vos patients / clients ?

Toutes ces questions vous seront posées par les professionnels que vous allez rencontrer, alors vous pouvez y réfléchir en amont et ainsi poser les bonnes questions aux sociétés vous proposant des rendez-vous en ligne.